ความหมายของข้อมูลและสารสนเทศ
ข้อมูล คือ
ข้อเท็จจริงเกี่ยวกับบุคคล สัตว์ สิ่งของ สถานที่ หรือเหตุการณ์ต่างๆ ที่เกิดขึ้นซึ่งอาจเป็น
ข้อความ ตัวเลข หรือภาพก็ได้ ข้อมูลควรจะเป็นสิ่งที่เป็นข้อเท็จจริงและเป็นความจริง
สารสนเทศ คือ
ข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลแล้ว ซึ่งสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ตามวัตถุประสงค์
ของผู้ใช้
สารสนเทศที่ดีจะต้องได้จากข้อมูลที่ดี คุณสมบัติของข้อมูลที่ดี มีดังนี้
• ถูกต้อง
• ทันเวลา
• สอดคล้องกับงาน
• สามารถตรวจสอบได้
• ครบถ้วน
สารสนเทศสามารถแบ่งแยกประเภทออกตามสภาพความต้องการที่จัดทำขึ้นได้ ดังนี้
1. สารสนเทศที่ทำประจำ เช่น การทำรายงานสรุปจำนวนนักเรียนที่มาโรงเรียนในแต่ละวัน รายงานรายรับรายจ่ายประจำวันของโรงเรียน
2. สารสนเทศที่ต้องทำตามกฎหมาย เช่น การทำบัญชีงบดุลของบริษัทที่ต้องยื่นต่อทางราชการ และเพื่อใช้ในการเสียภาษี
3. สารสนเทศที่ได้รับมอบหมายให้จัดทำขึ้นโดยเฉพาะ เช่น รายงานข้อมูลที่ช่วยสนับสนุนการตัดสินใจ
ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศ
ระบบ สารสนเทศเป็นงานที่ต้องใช้ส่วนประกอบหลายอย่าง ในการทำให้เกิดเป็นกลไกในการนำข้อมูล มาใช้ให้เกิดประโยชน์ได้ ส่วนประกอบที่สำคัญของระบบสารสนเทศมี 5 ส่วน คือ
1. บุคลากร
2. ขั้นตอนการปฏิบัติ
3. เครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์
4. ซอฟต์แวร์
5. ข้อมูล
ข้อมูลสามารถแบ่งได้เป็น 2 ประเภท คือ
1. ข้อมูล ปฐมภูมิ เป็นข้อมูลที่ได้จากแหล่งข้อมูลโดยตรง เช่น ข้อมูลที่ได้จากการสอบถามโดยตรง การสัมภาษณ์ การสำรวจ การจดบันทึก เช่น การสอบถามอายุของเพื่อน ข้อมูลที่ได้จากเครื่องจักรอัตโนมัติ ได้แก่ เครื่องอ่านรหัสแท่ง เครื่องอ่านเครื่องหมายบนกระดาษ
2. ข้อมูล ทุติยภูมิ เป็นข้อมูลที่ได้จากข้อมูลที่มีผู้อื่นรวบรวมไว้ให้แล้ว ผู้ใช้ข้อมูลไม่จำเป็นต้อง ไปสำรวจเอง เช่น ข้อมูลสถิติต่าง ที่หน่วยงานรัฐบาลทำไว้แล้ว เช่น สถิตจำนวนประชากร สถิติการส่งสินค้าออก สถิติการนำสินค้าเข้า ข้อมูลเหล่านี้มีการตีพิมพ์เผยแพร่เพื่อให้นำไปใช้งาน ได้ต่อไป
การประมวลผลข้อมูล คือ
การนำข้อมูลที่เก็บรวบรวมได้มาผ่านกระบวนการต่างๆ เพื่อแปรสภาพข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่ต้องการ ที่เรียกว่า "สารสนเทศ "
วิธีการประมวลผล จำแนกได้ 3 วิธี
1. การประมวลผลด้วยมือ (Manual Data Processing) เช่น ใช้ลูกคิด , เครื่องคิดเลข การประมวลผลแบบนี้เหมาะกับธุรกิจขนาดเล็กที่มีปริมาณข้อมูลไม่มากนัก และการคำนวณไม่ยุ่งยากซับซ้อน
2. การประมวลผลด้วยเครื่องจักร (Mechanical Data Processing) เช่น เครื่องทำบัญชีด้วยบัตรเจาะรู การประมวลผลแบบนี้เหมาะกับธุรกิจขนาดกลาง ที่มีข้อมูปริมาณปานกลาง และต้องการความเร็วในการทำงานปานกลาง
3. การประมวลผลข้อมูลด้วยเครื่องอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Data Processing) ซึ่ง หมายถึง เครื่องคอมพิวเตอร์นั่นเอง ลักษณะงานที่เหมาะสมต่อการประมวลผลด้วย เครื่องคอมพิวเตอร์ คือ งานที่มีปริมาณมากๆ ต้องการความถูกต้องรวดเร็ว มีขั้นตอนในการทำงานซ้ำๆ กัน และมีการคำนวณที่ยุ่งยากซับซ้อน
ขั้นตอนการประมวลผลข้อมูล หรือขั้นตอนให้ได้มาซึ่งสารสนเทศ แบ่งออกเป็น 3 ขั้นตอน ดังนี้
1. ขั้นเตรียมข้อมูล (Input) : การลงรหัส , การตรวจสอบแก้ไขข้อมูล , การแยกประเภทข้อมูล , การบันทึกข้อมูลลงสื่อ
2. ขั้นการประมวลผล (Processing) : การคำนวณ , การเรียงลำดับข้อมูล , การดึงข้อมูลมาใช้ , การรวมข้อมูล
3. ขั้นการแสดงผลลัพธ์ (Output) : ผลสรุปรายงาน
วิธีการประมวลผล แบ่งตามระยะเวลาออกได้เป็น 2 วิธี
1. การประมวลผลแบบแบทซ์ หรือแบบกลุ่ม (Batch Processing)
เป็น การเก็บรวบรวมข้อมูลไว้ระยะเวลาหนึ่งแล้วจึงจะประมวลผลได้ เช่น การคิดเกรด ต้องเก็บรวบรวมคะแนนตั้งแต่ต้นเทอม จนถึงปลายเทอม แล้วจึงทำการรวบรวมประมวลผลได้เป็นเกรดตอนปลายเทอม
2. การประมวลผลแบบเชื่อมตรง (Online Processing)
เป็นการประมวลผลแบบทันทีทันใด ไม่ต้องรอระยะเวลา เช่น การถอนเงินจากเครื่องเอทีเอ็ม ไม่ต้องรอนาน เครื่องจะทำการจ่ายเงินออกมาทันที
แหล่งอ้างอิง http://www.ds.ru.ac.th/test/Aj_palida/E-learning/computer_IT.html
